Controlling w przedsiębiorstwie to w istocie metoda zarządzania firmą. Metoda oparta na dostępie do bieżących danych o stanie różnych aspektów funkcjonowania przedsiębiorstwa, od stanów magazynowych, poprzez kwestie personalne, realizacji bieżących zadań, po finanse, księgowość i kontakty z klientami. Controlling to po prostu informacja zaprzęgnięta do zwiększenia wydajności firmy. Jak więc usprawnić w firmie controlling? Przedstawiamy pięć sprawdzonych sposobów.
Po pierwsze sformalizuj procesy
Chodzi o ścisłe zdefiniowanie wszelkich zadań realizowanych w firmie, ich kolejności, wzajemnych zależności i powiązań. Formalizacja taka może dotyczyć zarówno obiegu dokumentów, jak i sfery produkcyjnej. Jednym z celów formalizacji jest określenie obszarów odpowiedzialności poszczególnych działów i pracowników, w celu uniknięcia np. dublowania obowiązków. Formalizacja procesów pozwala również na zlokalizowanie różnego rodzaju „wąskich gardeł”.
Po drugie: panuj nad finansami
Pieniądze to krew firmy. Dla niektórych może będzie to zaskoczeniem, ale zdarzają się menedżerowie, którzy nie orientują się w stanie finansów własnej firmy. Dziwne? Niekoniecznie. Zobowiązania o różnych terminach płatności, spóźnione płatności od klientów, podatki, przelewy do ZUS, kaucje, cła, wypłaty, spłaty kredytów to naprawdę mnogość operacji finansowych. Nałożenie wielu płatności w krótkim terminie możne nadszarpnąć płynnością finansową firmy. Jedynie sprawny controlling finansowy pozwoli na bieżące monitorowanie – praktycznie w czasie rzeczywistym – stanu finansów firmy. Bieżący monitoring umożliwia planowanie w wyprzedzeniem, tak by w porę zapobiec potencjalnie niebezpiecznym sytuacjom.
Po trzecie: o klientach wiedz wszystko
Który klient płaci w terminie, od którego należy domagać się zapłaty z góry. Jakie obroty generują poszczególni klienci, a jakie dochody? Którzy są najbardziej dla firmy opłacalni i perspektywiczni? Warto więc dane rozproszone po notatnikach handlowców, w systemach księgowych oraz płatniczych połączyć w jedną bazę danych, najlepiej w postaci systemu CMS, czyli służącego do zarządzania relacjami z klientami.
Po czwarte: superpersonalna czyli wydajniejsi pracownicy
Kluczowym czynnikiem w sprawnym działaniu każdej firmy są ludzie. Dlatego właśnie controlling personalny ma bardzo ważne zarówno dla sprawnego działania przedsiębiorstwa, jak i dla jego wyników finansowych. System controllingu personalnego umożliwi określenie wydajności pracowników, a także rozliczanie ich ze zleconych im zadań.
Po piąte: all inclusive, czyli system zarządzania firmą
Zamiast decydować się na rozwiązania cząstkowe, warto rozważyć kompleksowego systemu wspomagania zarządzania firmą, łączącego w sobie w sobie elementy controllingu finansowego, personalnego, zarządzania relacjami z klientami. Oczywiście wybór taki oznacza większy jednorazowy wydatek, jednak wielu dostawców oprogramowania w ramach realizowanych wdrożeń jest w stanie zaoferować działające elementy takich złożonych systemów już po kilku tygodniach od rozpoczęcia prac. Dla firm oznacza to minimalne zakłócenia związane z procesem wdrażania innowacji. Więcej na ten temat przeczytasz tutaj: http://www.sente.pl/system-sente/controlling-informacja-zarzadcza/
