Elektroniczna wymiana danych, czyli EDI tworzy uniwersalny język między firmami. Na czym polega technologia EDI i kto może zyskać na niej najwięcej?
W dobie wielu rozwiązań informatycznych wymiana danych między firmami może być utrudniona – rozwiązaniem jest wówczas EDI (ang. Electronic Data Interchange), czyli technologia elektronicznej wymiany danych, która pozwala na przesyłanie ich pomiędzy różnymi systemami komputerowymi z użyciem ustalonych formatów komunikatów przy użyciu aplikacji niewymagających złożonej infrastruktury informatycznej.
Głównym celem EDI jest eliminacja czasochłonnego wprowadzania danych do systemów komputerowych i poprawa efektywności i precyzji przepływu informacji zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz przedsiębiorstwa – z innymi partnerami biznesowymi.
Najważniejsze korzyści wynikające z wdrożenia EDI:
- przejście z dokumentacji papierowej na elektroniczną
- niższe koszty procedur administracyjnych
- bezpieczniejsza wymiana danych
- eliminacja ryzyka błędów w danych
- ochrona środowiska przez ograniczenie dokumentów papierowych
- szybsze i łatwiejsze wyszukiwanie danych
- poprawa komunikacji z partnerami biznesowymi
EDI – jak to działa?
Elektroniczna wymiana danych, czyli EDI bazuje na międzynarodowych standardach określających formaty komunikatów wymienianych pomiędzy systemami komputerowymi uczestniczącymi w sieci EDI.
EDI pozwala dzięki temu na natychmiastowe przekazywanie informacji w różnych dokumentach, na przykład takich jak:
- faktury elektroniczne VAT, korygujące
- zamówienia
- potwierdzenia zamówień
- dokumenty logistyczne
- i innego rodzaju dokumentacja
Zastosowanie używanych na całym świecie standardów EDI powoduje, że użytkownicy sieci EDI korzystają z tego samego języka. Dzięki temu elektroniczna wymiana danych możliwa jest niezależnie od typu oprogramowania komputerowego stosowanego w firmie.
Przesyłanie dokumentów z wykorzystaniem EDI – można w uproszczeniu przedstawić tak:
- Nadawca dokumentu przygotowuje go w swoim systemie komputerowym i nadaje do odbiorcy.
- System EDI „tłumaczy” nadany dokument z formatu nadawcy do formatu odbiorcy.
- Odbiorca otrzymuje komunikat w przyjętym przez system formacie
Elektroniczna wymiana danych ma bardzo szerokie zastosowanie, między innymi w sektorze produkcyjnym, detalicznym, przy śledzeniu transportu w dystrybucji, płatnościach elektronicznych.
Można powiedzieć, że EDI w pewien sposób jednoczy użytkowników tej technologii, w tym dostawców, firmy logistyczne, klientów, instytucje finansowe, dzięki czemu mogą one nawiązać pomiędzy sobą jeszcze efektywniejsze relacje na bazie usprawnionych procedur i dokładniejszej wymiany informacji prowadzących do większej produktywności.
Jak wdrożyć EDI w przedsiębiorstwie?
Wdrożeniami rozwiązań w zakresie elektronicznej wymiany danych zajmuje się kilka firm w Polsce. Liderem w tej dziedzinie jest Edison.pl – pierwszy operator EDI w kraju, świadczący usługi od ponad 20 lat.
Wdrożenie EDI wymaga odpowiednio przemyślanej strategii, której celem jest integracja komunikacji zachodzącej pomiędzy systemami komputerowymi partnerów biznesowych. Właśnie dlatego operatorzy EDI zapewniają swoim klientom wsparcie polegające nie tylko na kwestiach technicznych, ale również obejmujące doradztwo w celu dobrania najlepszych rozwiązań informatycznych.
Wdrożenie EDI – elektronicznej wymiany danych niesie ze sobą szereg korzyści. To nie tylko oszczędność pieniędzy, ale również czasu, a także większa wygoda, bezpieczeństwo i wydajność pracy niezależnie od branży.
